ПРИНЦИПЫ ВЫБОРА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Главная особенность ПО - отсутствие у него физического износа и наличие морального износа, который определяется не столько возможностями современных технических средств, сколько общественными воззрениями. Таким образом, можно формировать мнение потенциального потребителя и провоцировать его на приобретение какого-либо нового пакета прикладных программ (ППП) независимо от степени удовлетворенности предыдущим вариантом.

В кадровых службах могут использоваться различные схемы примениения программного обеспечения (ПО):

- функциональные пакеты полностью удовлетворяют пользователя по всем параметрам, и он не привлекает для своей работы прочие виды программных продуктов;
- кроме функцианальных пакетов, пользователь подключает дополнительные ресурсы из числа пакетов общего назначения;
- функциональные пакеты не участвуют в решении управленческих задач, реализация которых осуществляется пользователем только с помощью пакетов общего назначения.

Главная особенность ПО - отсутствие у него физического износа и наличие морального износа, который определяется не столько возможностями современных технических средств, сколько общественными воззрениями. Таким образом, можно формировать мнение потенциального потребителя и провоцировать его на приобретение какого-либо нового пакета прикладных программ (ППП) независимо от степени удовлетворенности предыдущим вариантом.

Любой пакет, появляющийся на рынке, можно рассматривать как с положительной, так и с отрицательной стороны. С одной стороны, новый программный продукт предоставляет дополнительные возможности по сравнению с другими пакетами, реализующими тот же комплекс задач, а с другой - может потребоваться переобучение, что связано с финансовыми и временными затратами. Как достоинство можно рассматривать дополнительные удобства для пользователя за счет модификации аппаратных средств, однако это может повлечь за собой замедление скорости работы.

По отношению к ППП, как к прочим товарам, существующим на рынке, применимы понятия престижа и привычки. Поэтому одним из побудительных мотивов приобретения пакета может стать его престижность, а не производственная необходимость. С другой стороны, причиной отказа от нового пакета может быть привычка работать с уже проверенными программами, которые в полной мере удовлетворяют пользователя по качеству решаемых задач и структуре интерфейса.
На рынке программного обеспечения представлено достаточно много однотипных ППП, реализующих определенные функции, в том числе и управления кадрами. Однако ориентироваться в них очень сложно, так как реклама часто необъективна. Кроме того, специалисты, работавшие много лет в усовиях ручной обработки информации, не всегда могут оценить качество предлагаемых ППП в связи с необычностью их демонстрационных режимов. Последние, как правило, отличаются "косметической" привлекательностью. Предлагаемый к продаже пакет может решать не все задачи, необходимые пользователю, использовать устаревшие алгоритмы и методики, не обладающие к тому же настраиваемостью на новые показатели и связи между ними.
Поэтому при выборе ППП необходимо ориентироваться на следующие показатели их оценки.

Функциональные возможности:
- перечень решаемых задач;
- актуальность алгоритмов;
- форма работы с классификаторами;
- полнота информационной базы;
- качественный и количественный состав отчетных документов;
- настройка на структуру управления, особенности документооборота, классификаторы;
- средства получения ответа на нерегламентированные запросы.

Технологические параметры:
- продолжительность освоения пакета;
- время обработки исходных данных;
- время ответа на запрос;
- удобство интерфейса пользователя;
- ограничение доступа;
- возможности настройки на параметры монитора и принтера;
- качество локализации (для программ зарубежных разработчиков);
- система организации помощи - иерархическая, гипертекст, контекстно-зависимая;
- документация - описание применения, демонстрационный пример, руководство пользователя;
- возможности интеграции с другими функциональными системами, в том числе с системами электронной почты;
- наличие дополнительных встроенных средств - редактора документов и шаблонов, калькулятора, календаря, личной информационной системы (органайзера).

Разработчик, поставщик системы:
- стоимость лицензий, услуг по инсталяции, поддержке, сопровождению ПО, обновлению баз данных;
- квалификация разработчика, поставщика ПО, положение на рынке, известность;
- местонахождение (российский или зарубежный), наличие центров поддержки;
- качество сопровождения и поддержки, включая наличие "горячей линии";
- наличие центров обучения, учебных курсов и программ.

Технические:
- требуемый объем внешней памяти;
- требуемый объем оперативной памяти;
- работа в сети, используемые протоколы;
- используемая основная система, система управления базой данных, архитектура;
- наличие и способы реализации контроля целостности базы данных (БД);
- гибкость и открытость интерфейсов;
- поддерживаемые форматы импорта и экспорта данных.

Рассмотрим более подробно некоторые характеристики показателей оценки ППП.
Документация должна состоять, как минимум, из руководства пользователя, а в тех случаях, когда покупатель устанавливает пакет самостоятельно, еще и руководства по инсталяции. Оба документа могут быть объединены в одной брошюре. На западном рынке программного обеспечения считается хорошим стилем поставлять документацию в традиционном виде, т.е. на бумажном носителе, а не только в электронном.

В документации должны быть отражены правила и условия эффективного и безопасного использования ППП. Вся информация обязательно должна быть представлена на русском языке.

Информативность документации зависит от особенности описываемого пакета.
Структура внутрипрограммной системы подсказок должна быть неформальной. Необходимо, чтобы в документе имелись обьяснения возможных сбоев программы и способов их устранения или преодоления.

Документация является составной частью пакета, поэтому при обнаружении в ней каких-либо недостатков можно предполагать недоработку ППП в целом. Плохо составленная документация может привести к невозможности использования программного продукта.

Если какое-либо из названных условий не выполняется, то пользователь вправе обратиться в суд для защиты своих интересов. В этом случае убытки, вызванные применением пакета с некорректной документацией, возмещаются в полном объеме.

Контроль целостности БД предусматривает:
- наличие средств обнаружения ошибок в данных;
- обеспечение санкционированного доступа;
- возможность восстановления БД при сбоях в работе компьютера.

Под настраиваемостью пакета понимается наличие средств, позволяющих вносить непредусмотренные изменения (например, создать новые виды локальных классификаторов и отчетных форм) без изменения структуры БД или программного кода.

Гибкость и открытость означают возможность добавления новых возможностей или изменения алгоритмов обработки данных пользователем.

Понятия "гибкость" и "настраиваемость" взаимосвязаны. Пакет не может быть одновременно хорошо настраиваемым и негибким.

Рассмотрим достоинства ППП, на которые следует обратить внимание при приобретении ППП.

Возможность выдачи информации в графическом виде используется для показа зависимостей, отражающих тенеденцию изменения показателей (например, уровня текучести кадров за сопоставимые промежутки времени, количественного и качественного состава работников, результатов социологических исследований и др.). Графическая форма нагляднее табличной, а следовательно, требует меньше времени на анализ. Однако программирование выдачи графической информации - достаточно сложная процедура, поэтому в ППП, где графика не имеет принципиального значения, ее заменяют таблицами.

Удобство заполнения и корректировки БД. Информация для формирования БД первоначально вносится в экранные формы документов. Чем проще их структура (линейная или табличная), тем удобнее с ними работать. Желательно, чтобы ширина документа не превышала размеров экрана. В противном случае перемещения по горизонтали доумента сопровождаются временной потерей из поля зрения части информации и увеличением времени его заполнения. Кроме того, широкий формат сильнее утомляет пользователя.

Удобство подсказки обеспечивается ее наличием в любом модуле пакета и возможностью ее получения при любых действиях внутри него (контекстно-зависимая форма помощи). HELP (помощь) при каждом обращении к нему должен быть представлен в компактной наглядной форме и по возможности не превышать одного экрана.

Ограничение доступа к данным. Для каждого пользователя устанавливается барьер на пути доступа к информации, предусматривающий:
- регламентированный набор данных, к которым пользователь имеет право обратиться;
- процедуры обработки доступной информации (либо только чтение, либо просмотр и редактирование и т.п.).

При попытке пользователя осуществить недозволенную операцию система ограничения доступа блокирует ее выполнение, регистрирует факт обращения и сообщает самому пользователю о неправомочности его действий.
Наличие единого режима заполнения,просмотра и корректировки БД позволяет быстро и легко исправлять обнаруженные ошибки. Данный режим в настоящее время имеется практически во всех функциональных пакетах.

Надежность в работе можно оценить только по прошествии определенного времени, в течение которого пакет работал безотказно.

Возможность работы в сети.
Удобство работы с классификаторами.
Наличие запросной системы (включая специальный язык запросов) позволяет формировать выходные документы,в том числе и отчетные, с различной комбинацией включаемых в них показателей (как выбранных непосредственно из файлов БД, так и расчетных).